--- title: "Media Asset Management Application | reaze GmbH" description: "Mit der individuellen Media Asset Management Application von reaze Bilder, Videos und Dokumente zentral verwalten, schneller finden und gezielt bereitstellen." canonical: "https://www.reaze.com/wissenshub/media-asset-management-application" --- Home > Wissens.Hub > Media Asset Management Application: Medien zentral verwalten # Media Asset Management Application: Medien zentral verwalten Unternehmen investieren in hochwertige Produktbilder, Videos und Vertriebsunterlagen. Ob sich diese Investitionen auszahlen, hängt auch davon ab, wie zuverlässig die Materialien anschließend genutzt werden können. Bei mehreren Standorten, Marken und Vertriebspartnern wird die Medienverwaltung zur Frage von Prozesskosten und Kommunikationsqualität. Dieser Artikel zeigt, wie **Media Asset Management** den Umgang mit digitalen Medien organisiert und welchen Beitrag die individuell entwickelte MAMA-Anwendung von reaze dazu leistet. ## Jede Dateikopie erhöht den Verwaltungsaufwand Werden Broschüren, Produktbilder und Präsentationen in separaten Ablagen gespeichert, muss jede Aktualisierung an mehreren Stellen ankommen. Besonders zeitaufwendig ist häufig die Prüfung, welcher Stand noch verwendet wird. Bei umfangreichen Produktportfolios und wechselnden Kampagnen entstehen dadurch Rückfragen, Korrekturen und unnötige Doppelarbeit. Eine **verbindliche Medienquelle** vereinfacht die Pflege und macht Änderungen leichter nachvollziehbar. ## Verlässliche Medien erleichtern Kaufentscheidungen Wer Produkte vergleicht, benötigt zutreffende Abbildungen, technische Dokumente und verständliche Informationen. Fehlen diese oder widersprechen sich die Unterlagen, entsteht zusätzlicher Klärungsbedarf. Wenn Vertrieb, Händler und andere Kontaktpunkte auf **freigegebene Materialien** zugreifen, verbessert das die Qualität der Beratung. Kunden können Angebote leichter beurteilen und Unternehmen gewährleisten eine konsistentere Produkt- und Markenkommunikation. ### **Wie Media Asset Management die Zusammenarbeit verbessert** Ein professionelles Media Asset Management organisiert den Umgang mit digitalen Medien über unterschiedliche Abteilungen und Anwendungsbereiche hinweg. Marketing, Produktmanagement, Vertrieb und externe Partner haben dabei verschiedene Aufgaben und benötigen unterschiedliche Zugänge. Mit der individuellen **Media Asset Management Application (MAMA)** entwickelt reaze eine Anwendung, die Bilder, Videos, Dokumente und Marketingmaterialien zusammenführt. Medienstruktur, Benutzerführung und Prozesse können auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden. Dafür sind drei Bereiche besonders wichtig: die Auffindbarkeit der Inhalte, die Steuerung ihrer Verwendung und ihre Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe. ## Medien über intelligente Suche schneller finden Wer ein Produktbild benötigt, kennt selten den ursprünglichen Dateinamen. Häufig wird nach einer Produktgruppe, einem Einsatzbereich oder einer bestimmten Variante gesucht. Die **intelligenten Suchfunktionen** von MAMA erleichtern den Zugriff auf vorhandene Inhalte. Ihr praktischer Nutzen hängt auch davon ab, welche Informationen den Medien zugeordnet sind. Produktbezeichnungen, Sprachversionen oder Verwendungszwecke schaffen einen fachlichen Zusammenhang, der über eine klassische Ordnerstruktur hinausgeht. Gerade bei ähnlich aussehenden Produktvarianten hilft eine durchdachte Medienstruktur, das passende Material zu finden und Verwechslungen zu vermeiden. ## Zugriffsrechte und Freigaben gezielt steuern Interne Marketingteams arbeiten an neuen Kampagnen, während Vertriebspartner ausschließlich die freigegebenen Materialien benötigen. Bei mehreren Marken, Niederlassungen oder externen Dienstleistern unterscheiden sich diese Anforderungen zusätzlich. MAMA ermöglicht **individuelle Zugriffsrechte**, die sich an Nutzergruppen und Verantwortlichkeiten orientieren. Freigabeprozesse können so organisiert werden, dass der Status von Materialien nachvollziehbar bleibt. Unternehmen behalten dadurch mehr Kontrolle über die Bereitstellung ihrer Inhalte und erleichtern gleichzeitig die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten. ## Medienprozesse und Systeme sinnvoll verbinden Neue Produktbilder werden erstellt, geprüft und anschließend für verschiedene Kommunikationskanäle benötigt. Häufig sind daran mehrere Abteilungen und Anwendungen beteiligt. **Automatisierte Workflows** in MAMA können wiederkehrende Aufgaben vereinfachen und manuelle Übergaben reduzieren. Bei der individuellen Entwicklung lässt sich zudem berücksichtigen, wie die Medienverwaltung mit vorhandenen Systemen wie CMS oder PIM zusammenspielen soll. Dafür müssen Zuständigkeiten und Schnittstellen klar definiert sein. Wenn beispielsweise Produktinformationen im PIM verwaltet werden, sollte die Zuordnung der dazugehörigen Medien eindeutig geregelt sein. So lassen sich Mehrfachpflege und widersprüchliche Datenstände vermeiden. **Ressourcen** — Alle Medien im Blick. ### **Individuelle Media-Asset-Management-Applikation** Eine Medienplattform sollte dort ansetzen, wo im Arbeitsalltag tatsächlich Aufwand entsteht: bei der Suche nach Produktbildern, der Freigabe neuer Materialien oder der Bereitstellung von Unterlagen für Vertriebspartner. Aus diesen Abläufen ergeben sich konkrete Anforderungen an Suchfunktionen, Berechtigungen und Automatisierung. Bei einfachen Prozessen kann eine gemeinsame Dateiablage ausreichen. Mit zunehmender Komplexität gewinnt eine individuell entwickelte Anwendung an Bedeutung. Mit MAMA entwickelt reaze eine Media-Asset-Management-Applikation, die auf die Arbeitsprozesse des Unternehmens zugeschnitten ist. Medienbestände werden sinnvoll strukturiert, Nutzergruppen erhalten passende Zugriffsrechte und wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren. Auch bestehende CMS- oder PIM-Systeme können bei der Konzeption berücksichtigt werden. So können Mitarbeitende und Partner benötigte Materialien eigenständig finden und nutzen, während das Marketing bei der laufenden Verwaltung entlastet wird. ## Sie haben Fragen? Hier gibt es gute Anworten. ### Müssen wir alle vorhandenen Bilder und Dokumente in MAMA übertragen? Nein, häufig ist eine schrittweise Übernahme sinnvoller. Zunächst werden die Medien ausgewählt, die im Tagesgeschäft regelmäßig benötigt werden. Veraltete Dateien, Duplikate und Materialien mit ungeklärten Nutzungsrechten können dabei aussortiert oder separat archiviert werden. So entsteht von Beginn an ein übersichtlicher Bestand, der sich bei Bedarf erweitern lässt. ### Wer kümmert sich darum, dass neue Medien richtig abgelegt werden? Die Verantwortung sollte klar zwischen den beteiligten Abteilungen verteilt sein. Beispielsweise kann das Produktmanagement die Zuordnung zu Produktgruppen übernehmen, während das Marketing Bildqualität und Freigaben verantwortet. Wichtig sind einfache Vorgaben, welche Informationen beim Hochladen benötigt werden. So bleibt die Medienverwaltung auch bei wechselnden Mitarbeitenden nachvollziehbar. ### Wie verhindern wir, dass Vertriebspartner veraltete Unterlagen verwenden? Aktuelle Materialien sollten über einen festen, zentralen Zugang bereitgestellt werden. Bei Änderungen können Partner gezielt informiert und ältere Versionen im System gesperrt oder ersetzt werden. Bereits heruntergeladene Dateien lassen sich allerdings nicht automatisch zurückrufen. Deshalb sollten bei häufig wechselnden Unterlagen klare Versionsangaben und verbindliche Aktualisierungsprozesse vorgesehen werden. ### Was passiert mit Bildern, deren Nutzungsrechte ablaufen? Bei lizenzpflichtigen Bildern sollten Nutzungsdauer, erlaubte Kanäle und gegebenenfalls geografische Einschränkungen dokumentiert werden. Vor Ablauf der Lizenz muss geklärt werden, ob eine Verlängerung erforderlich ist oder das Bild aus der Verwendung genommen wird. Eine entsprechend konzipierte Medienverwaltung kann die Überwachung solcher Fristen unterstützen. Die Prüfung der tatsächlichen Nutzungsrechte bleibt Aufgabe der verantwortlichen Mitarbeitenden. ### Müssen alle Abteilungen gleichzeitig auf das neue System umsteigen? Nein. Ein schrittweiser Einstieg ermöglicht es, die Anwendung zunächst mit einer ausgewählten Nutzergruppe zu erproben, beispielsweise im Produktmarketing oder Vertrieb. Deren Erfahrungen zeigen, ob Suchstruktur, Bedienung und tägliche Abläufe funktionieren. Anschließend können weitere Abteilungen und externe Partner eingebunden werden. Wichtig ist, bestehende Ablagen kontrolliert abzulösen, damit langfristig keine parallelen Medienbestände entstehen. ### Woran erkennen wir, ob MAMA den Arbeitsalltag tatsächlich verbessert? Der Nutzen zeigt sich an konkreten Veränderungen: Wie schnell finden Mitarbeitende benötigte Unterlagen? Wie häufig müssen Vertriebspartner beim Marketing nachfragen? Wie viel Zeit kostet die Bereitstellung neuer Materialien? Werden diese Abläufe vor und nach der Einführung verglichen, lassen sich Verbesserungen nachvollziehen und weitere Anforderungen an die Anwendung gezielt ableiten.